Outlook: создание списка рассылки из электронной таблицы Excel - как это работает
Видео по теме: (May 2024).
В этом практическом совете мы покажем вам, как создать список рассылки из таблицы адресов Excel в Outlook.
Шаг 1. Настройте список адресов Excel для списка рассылки Outlook Mail.
Прежде чем вы сможете импортировать свой список контактов в Outlook, вы должны подготовить его. В противном случае Outlook не сможет обработать вашу таблицу. Следующий пример основан на Office 2007, отличия от Office 2010 указаны в тексте. Мы объясним отдельные шаги снова в картинной галерее ниже.
- Выберите все строки и столбцы, которые вы хотите вставить.
- На ленте в разделе «Формулы» вы найдете пункт «Определить имена».
- Здесь вы можете назвать свои отмеченные записи данных (см. Рисунок). Например, выберите имя, например «Контакты», и нажмите «ОК».
- Сохраните ваш список как файл "xls" или как CSV. Outlook может не «понимать» новый формат xlsx.
- Ваш список адресов теперь готов для импорта в Microsoft Outlook. Теперь закройте Excel.
Шаг 2: интегрировать таблицу Excel в Outlook
Теперь вы можете импортировать свои контактные данные в Outlook следующим образом:
- Outlook 2007: откройте вкладку «Пуск» и нажмите «Импорт / экспорт ...». В Outlook 2010 вы можете перейти к диалогу «Импорт» через «Файл | Открыть».
- Откроется «Ассистент импорта / экспорта». В списке выберите «Импорт из других программ или файлов» и нажмите «Далее».
- В следующем окне выберите «Microsoft Excel». Нажатие «Далее» подтверждает вашу запись.
- Перейдите в «Обзор ...» и выберите ранее сохраненный список Excel. Если вы хотите избежать дубликатов из создаваемого списка, вам также следует установить флажок «Не импортировать дубликаты».
- Выберите «Контакты» в качестве папки назначения.
- Пометьте строку «Импортировать контакты в папку: Контакты». Если на первом шаге вы назначили другое имя, оно будет отображаться вместо «Контакты». Затем нажмите «Карта (пользовательские) поля».
- С левой стороны вы можете увидеть ваши значения из таблицы. Теперь назначьте их полям справа, используя перетаскивание. Пример: Вы присваиваете имя «Тони Старк» полю «Имя». Соответствующий адрес электронной почты находится в разделе «Электронная почта». Конечно, вы также можете назначить другие значения, такие как адрес, номер телефона, факс и т. Д.
- Подтвердите ввод с помощью Ok и нажмите «Готово».
- Теперь вы импортировали свой список адресов из Excel в Outlook.
Шаг 3: создайте список рассылки
Теперь все, что вам нужно сделать, это создать список рассылки. В более новых версиях Outlook этот список называется «группа контактов».
- Под «Файл» перейдите к «Новый» и выберите «Список рассылки» (Outlook 2007). В Outlook 2010 вы создаете список рассылки через запись «Контакты» (внизу слева), а затем в строке меню «Новая группа контактов».
- Нажмите «Выбрать участников» и выберите «Контакты» справа от сетки адресной книги.
- Теперь вы можете добавить любое количество импортированных контактов в список. Подтвердите свой выбор с помощью Ok.
- Теперь вы можете назвать список рассылки. Подтвердите введенные данные нажатием «Сохранить и закрыть».
Примечание. Этот практический совет был выполнен в Excel 2007 и Outlook 2007. В зависимости от версии отдельные шаги могут незначительно отличаться от инструкции.
Этот практический совет объясняет, как настроить второй часовой пояс в Outlook.