Календарь Outlook: Управление встречами - лучшие советы
Видео по теме: (May 2024).
Хотели бы вы легче управлять своими встречами в календаре Outlook? Мы покажем вам лучшие советы, чтобы лучше организовать встречи Outlook.
Совет 1. Пригласите участников на встречу Outlook
Если вы планируете встречу, вы можете пригласить нужных участников напрямую через созданную встречу Outlook. Для этого выполните следующие действия:
- Переключитесь в представление календаря Outlook и откройте новую встречу с помощью кнопки «Новая встреча».
- Теперь вы можете оставить сообщение участникам в текстовом поле, которое затем появится в приглашении по электронной почте.
- В меню «Пуск» нажмите «Пригласить участников» в разделе «Участники».
- Введите адреса электронной почты всех участников.
- Проверьте время и дату еще раз и нажмите «Отправить».
- Если вы впоследствии измените время, дату или участников, вы можете отправить информацию всем участникам снова или только новым участникам.
Совет 2: Поделитесь календарем без частных встреч
Чтобы упростить планирование встреч с коллегами, вы должны делиться своими календарями друг с другом.
- В представлении календаря слева вы найдете список ваших календарей («Мои календари»). Щелкните правой кнопкой мыши на календаре, которым вы хотите поделиться.
- Под пунктом «Поделиться» выберите «Поделиться календарем».
- Откроется электронное письмо с опциями обмена. Теперь введите адреса электронной почты всех коллег, которые должны иметь доступ к вашему календарю. В то же время вы также можете запросить выпуск календарей ваших коллег.
- В разделе «Подробности» вы можете определить, сколько приглашенных можно увидеть из вашего календаря. Например, опция «Только доступность» показывает только заблокированные встречи без дополнительной информации о соответствующей встрече.
- При необходимости добавьте информационный текст к вашему приглашению и нажмите «Отправить».
Совет 3: Создание встреч серии Outlook
Для регулярных встреч вы также можете создать серию встреч в Outlook, например, для еженедельных встреч с командой:
- В представлении встреч в меню «Пуск» в разделе «Параметры» выберите кнопку «Тип серии».
- Теперь определите время назначения для серии.
- В разделе «Образцы серии» вы определяете ритм, в котором должна проходить встреча, например, еженедельно, ежемесячно или ежегодно.
- В разделе «Продолжительность серии» вы можете указать дату начала, в которую встреча состоится впервые, а также количество повторений.
Показанный совет относится к Microsoft Outlook Professional Plus 2013 в связи с сервером Microsoft Exchange. В других версиях пункты меню могут отличаться. В дальнейших практических советах мы объясним, как можно экспортировать календарь Outlook в другую почтовую программу или как можно удалить старые записи календаря.