Excel: создавать ярлыки

Видео по теме: (May 2024).

С Microsoft Excel вы можете не только рассчитывать таблицы, но и управлять базами данных для создания меток из них. Здесь мы покажем вам пример того, как печатать адресные этикетки. Этот же принцип естественным образом работает с другими записями данных - независимо от того, хотите ли вы переписать вашу подставку для специй или создать свои собственные визитные карточки.

Подать Excel с меткой данных

Прежде чем вы начнете создавать свои этикетки, вам сначала понадобится таблица, в которой хранится вся информация, которую вы хотите напечатать.

Откройте Excel и создайте новый документ.
Теперь введите заголовки для отдельных столбцов в первой строке таблицы. В этом практическом совете мы назовем поля с именем, фамилией, улицей, номером дома и так далее.
Теперь введите информацию о каждой отдельной записи данных построчно в вашу таблицу.
Сохраните электронную таблицу и закройте Excel.

Создавайте ярлыки в Word

Чтобы создать метки из записей данных в таблице Excel, используйте функцию слияния в Word.

Откройте Word и выберите вкладку «Рассылки».
Щелкните «Метки» в крайнем левом углу, а затем нажмите кнопку «Параметры» в открывшемся диалоговом окне «Конверты и этикетки».
В раскрывающемся меню под «Поставщиком этикеток» выберите производителя листов этикеток и в списке под соответствующим номером этикетки. Эту информацию можно найти на упаковке пустых этикеток и, как правило, также на обороте отдельных листов. Подтвердите свой выбор, нажав «ОК».
Вернувшись в диалоговое окно «Конверты и этикетки», нажмите кнопку «Новый документ», чтобы создать шаблон документа с выбранными размерами этикетки.
В новом документе снова выберите вкладку «Отправления», нажмите «Выбрать получателя» и в раскрывающемся меню «Выбрать существующий список», чтобы открыть таблицу Excel с записями данных.
Затем выберите электронную таблицу, в которой находятся соответствующие записи данных. Убедитесь, что установлен флажок «Первый ряд данных содержит заголовки столбцов», и нажмите кнопку «ОК».
Нажмите на поле «Вставить поле слияния», и Word откроет список, в котором вы сможете найти заголовки столбцов из таблицы. Добавьте всю необходимую информацию двойным щелчком мыши и нажмите «Закрыть».
Теперь расположите вставленные поля на первой метке. В нашем примере мы ставим пробел между именем и фамилией и абзацем перед почтовым индексом.
Как только вы будете удовлетворены результатом, нажмите на маленький значок «Обновить метки» в области «Написать и вставить поля». Word теперь применяет поля данных для всех меток на странице.
Вы можете проверить отдельные этикетки перед печатью, нажав кнопку «Предварительный просмотр результатов».
Нажмите кнопку «Готово и объединить» и в раскрывающемся меню «Печать документов».
В диалоговом окне подтвердите, нажав «ОК», что вы хотите распечатать все записи данных.
Вставьте чистые листы этикеток в принтер и нажмите «ОК».

Этот практический совет был выполнен с Office 2013, но он также работает и с Office 2010. Кстати, с помощью Excel и Word вы можете не только очень легко создавать ярлыки, но и формировать буквы. Мы покажем вам, как это сделать здесь.