Создать уведомление об отдыхе в Outlook - вот как
Установка уведомления об отпуске: в Microsoft Outlook вы можете автоматически отвечать на входящие сообщения электронной почты с уведомлением об отпуске, если вы долгое время были недоступны. Мы покажем вам два способа настройки уведомлений об отпуске.
1. Outlook: быстрый переход к заметке об отпуске через «Автоматические ответы»
Если вы хотите настроить заметки об отсутствии на работе в Outlook без каких-либо специальных правил, это можно сделать довольно быстро с помощью «Автоматических ответов». Следующие инструкции работают со всеми текущими версиями Outlook.
- Запустите Outlook и нажмите на вкладку «Файл» в левом верхнем углу.
- В разделе «Информация об учетной записи» нажмите кнопку «Автоматические ответы».
- Здесь вы можете выбрать период отправки уведомления об отсутствии. Для этого активируйте опцию «Отправлять автоматические ответы» и установите даты начала и окончания. Если вы ничего не введете здесь, автоответ будет отправлен немедленно и «навсегда».
- Если вы используете Outlook для бизнеса, также имеет смысл создать более непринужденный отчет об отсутствии для ваших коллег («Внутри моей организации») и более формальный отчет для деловых контактов («За пределами моей организации»).
- В тексте вы должны указать дату окончания вашего отпуска или вашего отсутствия. Также рекомендуется назначить представителя для деловых заметок, с которыми ваш контакт может связаться по неотложным вопросам.
- С помощью «OK» вы подтверждаете уведомление об отпуске. На все письма с момента начала теперь будет дан ответ с введенным вами текстом.
Образец текста для заметок об отсутствии на работе
- Вы можете оформить свое уведомление об отсутствии по схеме на скриншоте.
- В нашей картинной галерее вы также найдете другие шаблоны для заметок об отпуске.
2. Определите Outlook отпускное уведомление как правило
Вы также можете использовать правило для создания заметок вне офиса. Это немного сложнее, но также позволяет отправлять разные письма вне офиса для разных получателей. Инструкции могут незначительно отличаться в зависимости от версии Office.
- После запуска Outlook нажмите на вкладку «Файл». Категория «Информация» уже должна быть выбрана здесь.
- Нажмите «Управление правилами и уведомлениями» ниже. Откроется новое окно.
- На вкладке «Правила электронной почты» находится пункт «Новое правило». Выберите «Применить правило к полученным сообщениям» здесь.
- Далее вы можете выбрать случаи, для которых отправители (например, с определенными словами) должны отправить уведомление об отпуске. Если вы хотите, чтобы сообщение об отсутствии на работе отправлялось всем отправителям полученных сообщений электронной почты, выберите «Через имя учетной записи учетной записи» и выберите нужную учетную запись электронной почты (в случае, если вы управляете несколькими учетными записями с помощью Outlook).
- В следующем окне выберите, что должно произойти с полученным письмом. Чтобы ответить на них с помощью шаблона, вы должны поставить галочку «отвечать на них определенным шаблоном». Чтобы выбрать шаблон (файл Word), нажмите на синий текст («определенного шаблона»). Уведомление об отпуске теперь активно.
В этом практическом совете вы можете прочитать, как настроить автоматическую пересылку электронной почты в Outlook.